Pengendalian dan Audit Sistem Informasi (BAB I Konsep Sistem dan Audit)

KONSEP SISTEM & SISTEM INFORMASI

Mengapa kita membahas “system” dalam kaitannya dengan auditing? Yak arena keyakinan auditor terhadap keterandalan system dan internal controlnya merupakan salah satu tahapan maupun tonggak keyakinan auditor  dalam memberikan opini ataupun rekomendasi terhadap pemakai laporannya. Dalam meyakini keterladanan system dan kontrolnya , auditor melakukan tes of controls sebelum melakukan substantive test . Pada pemeriksaan akuntansi  substantive test  dilakukan dengan test of transaction dan test balance related . sedangkan dalam audit yang lain misalnya test terhadap program, response time,file dan system development pada audit teknologi informasi .

            Pada perkembangan teknologi komputasi dan komunikasi dewasa ini, system informasi perusahaan hampir dapat dikatakan sangat mengandalkan dukungan teknologi informasi.Sistem informasi memiliki beberapa subset, salah satunya adalah system informasi akuntansi yang mutlak diperlukan bagi suatu organisasi entitas bisnis.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Pemahaman terhadap pengertian sistem merupakan salah satu pngetahuan  dasar atau filosofi fundamental untuk dapat mengikuti pembahasan lebih lanjut .

Konsep mengenai system akan dapat lebih kita pahami bila kita dapat mengetahui batasan batasan pengertian dan defenisinya. Defenisi mengenai system itu sendiri sangat bemacam macam , tergantung segi-pandang masing- masing ahli yang telah melakukan pengkajian pengkajian teoritas dan penelitian empiris mendalam tentang hal tersebut. Berikut ini beberapa kutipan defenisi tentang system, sebelum kita b melakukan sintesan dan menarik “benang merah” untuk kemudian membuat suatu batasan pengertian atau defenisi mengenai system yang dapat disepakati untuk dipergunakan lebih lanjut dalam buku ini.

Dalam Webster dictionary( dalam Davis ,1986,p.4),”A system is an orgazined set of interrelated principles intended to explain the …working of a systematic whole;an organized or established procedures (of operation); a manner of classifying,symbolizing, or schematizing : harmonious arrangement, or pattern bringing wqworder out of confusion.”Menurut McLeod (2011,p,9),A system is a group of elements that are integrated with the common puspose of achieving a objective”. Sedangkan menurut Mukhtar (1999,p 2), “Sistem adalah suatu entity yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berintraksi  untuk mencapai tujuan .

Checkland dan Scholes  (1999,p.4-57) memberikan penjelasan – penjelasan bahwa pada hakekatnya System mempunyai  karakteristik sebagai berikut :

·        System adalah the name of the concept of a whole (Bertalanffy, 1968). Istilah lain untuk system  adalah org (Gerals ,1964), integoin (Jakob, 1974), atau holon (Koestler, 1978). Menurut mereka , istilah system terdiri dari hars system (well-defined system)dan soft system(messy, ill unstructured, problem situations).

·        System countains a set elements  mutually related such that the set counstitutes a whole having properties as an entity.

·        System is not just a collection of parts (elements), but an integrated , hierarchically sub systems/elements/parts. The whole is more than the sum of its parts.

·        One off the system characteristics is emergent properties.  To complete the idea of”a system”, we need to add emergence and hierarchy two further concepts which bring in te idea of survival.

·        Sytem  memiliki purposeefull, sasaran/tujuan (objectives’), dan constraints/kendala/keterbatasan.

·        System berkaitan dengan :a) effiacacy (does the means work?). befficiency (amount of output divided by amount of resources used), dan c)effectiveness  is it meeting the longger tern aim?). Kadang – kadang istilah efficacy di ganti dengan economical, yang menurut Checkland overlap dengan pengertian efisien.

 Berdasarkan batasan pengertian atau definisi tersebut di atas, dapat di simpulkan bahwa system mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1.     Sistem adalah kumpulan kumpulan atau sumber daya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.     Memiliki emergent properties dan bukan hanya sum of whole parts (mempunyai karakteristik khusus yang menjadi “jiwa atau roh” dari system tersebut)

3.     Sistem mempunyai sasaran yang akan dicapai.

4.     Konstruksi system terdiri dari : Masukan-Proses_Keluaran

Masukan merupakan semua arus berwujud atau tak berwujud yang masuk ke system.Keluaran terdiri dari semua arus keluar atau akibat yang dihasilkan Proses trdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.

5.     Sistem memerlukan pengendalian

Pengendalian merupakan proses pengaturan yang dipergunakan system untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari suatu rangkaian langkah untuk menuju sasaran.

6.     Sistem memiliki pengguna (pemakai, user,/end-user)

Setiap system harus mengarahkan sub sistemnya agar dapat mencapai

Sasaram.

7.     Sistem mempunyai keterbatasan (constraints).

8.     Terdiri subsistem yang membentuk suatu jaringan terpadu

Setiap system terdiri dari lebih dari satu komponen yang saling terjalin satu sama lain disebut subsistem, yang menjalankan  peran tertentu dan menjadi bagian di dalam sissystemng lebih besar.

PENGERTIAN INFORMASI

Apakah yang di maksud informasi itu dan mengapa informasi itu penting? McLeod dalam bukunya berjudul Manajement Information Systems (2001,p12),” information is processesd data, or meaningfull data” Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentubagi kebutuhan penggunanya, Sedangkan  menurut Mukhtar(1999,p.1),”informasi berarti hasil suatu proses yang terorganisasi, memiliki arti dan penguna bagi orang yang menerimanya.,”adapun menurut James Hall pada bukunya (diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, 2001,p 14):”informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau todak dilakukan. Informasi di tentukan oeh fisiknya pada pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya.”

Sumber dari informasi adalah data.Data meupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data_item.

Data sebagai input perlu diolah oleh suatu system pengolahan data agar dapat menjadi output, yaitu informasi yang lebih berguna bagi pemakainya (user). Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa:

a.     Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

b.     Data menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) dan kesatuan nyata(fact dan entity).

c.      Informasi digunakan untuk pengambilan keputusan . Bagi manajement suatu organisasi, informasi berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan organisasi pada masa yang akan datang.

KUALIFIKASI INFORMASI

Kualitas  informasi sangat ditentukan oleh perananannya dalam memberikan knowledge kepada parah penggunanyauntuk pengambilan suatu keputusan.menurut Weber (1999, p,897)kualitas informasi yang dihasilkan oleh system informasi memiliki dampak pada persepsi user terhadap kegunaan dan kemudahan system informasi tersebut. Beberapa atribut dari kualitas informasi antara lain:

1.     Authenticity/keaslian /kebenaran.

2.     Accuracy/ketelitian/ketetapan/kecermatan.

3.     Completeness/kelengkapan.

4.     Uniqueness/keunikan.

5.     Timeliness/ketetapan waktu.

6.     Relevance/berhubungan/keterkaitan.

7.     Comprehensibility/dapat dipercaya.

8.     Precision/ketelitian.

9.     Conciseness/keringkasan yang padat.

10.                        Informativeness/memberikan keterangan.

Dari berbagai pendapat disimpulkan bahwa mutu suatu informasi yaitu agar bias lebih berguna harus memiliki beberapa ciri – ciri atau karakteristik berikut:

1.     Akurat, reliable (dapat dipercaya), berarti informasi harus  terbebas dari kesalahan- kesalahan dan tidak menyesatkan para user-nya (free from error).

2.     Relevan (cocok atau sesuai). Informasi yang relevan harus memberikan arti kepada para pengguna.

3.     Timely (tepat waktu). Informasi disajikan  tepat pada saat dibutuhkan dan bias mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

4.     Complete(lengkap). Informasi yang di sajikan lengkap, termasuk di dalamnya semua data yang relevan.

5.     Understandable(dimengerti), informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.

6.     Verifiable(Informasi yang dihasilkan  tidak bias , menyebabkan perbedaan dalam memahaminya.

7.     Accessible, Informasi yang dikatakan accessible bila tersedia pada saat diperlukan dalam format yang sesuai dengan kepentingnya.

Perlu dicatat, bahwa dalam usaha meningkatkan kualitas informasi, paling tidak terdapat dua pertimbangan yaitu: manfaat dan biaya  untuk mendapatkannya suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat dari informasi tersebut lebuh efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.

Sistem informasi

Pembahasan di atas telah menguraikan bahwa system ialah kumpulan sumber daya atau elemen – elemen  dan jaringan prosedur  saling terkait secara terpadu,terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkn informasi adalah data yang diolah agar menjadi lebih berguna bagi para pemakainya(users). Jadi dengan demikian yang dimaksud dengan “untuk mencapai tujuan tertentu” pada defenisi system informasi di atas adalah mengolah data  menjadi informasi(yang bermanfaat bagi para penggunanya).

Muhammad Fakhri Husein dan Amin Wibowo dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen,(2000, h.5) mendefenisikan system informasi sebagai “…seperangkat komponen yang saling berhubungan dan berfungsi mengumpulkan , memproses, menyimpan, dan memdistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.Sistem informasi sangat diperlukan para manager organisasi guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial  bagi berfungsinya organisasi. Tugas ini  berkisar sejak pengolahan data yang sederhana , seperti menyiapkan tagihan kepada anggaran , sehingga kecanggihan analisis yang digunakan oleh para manajer untuk pengambilan keputusan dalam menyiapkan basis kegiatan organisasi.

The United Kingdom Academy of Information systems(UKAIS) memberikan defenisi mengenai system informasi,”the means by which people and organization, untizing technology, gather, store, use and disseminate  information.”(John ward an Joe Peppard,2002).Sistem informasi mempunyai komponen – komponen (Jhon Burch dan Gary grudnitski,1978)yang disebutkan dengan istilah blok bangunan.

Dalam era globalisasi dan lanjut pertumbuhan perekonomian dunia pada ukuran waktu dua dasawarsa terakhir, telah tebuka beberapa prespektip baru dengan berbagai ikatan permasalahannya.

Ketika organisasi menjadi semakin besar, maka informasi menjadi makin penting sebagai salah satu alat bantu bagi manager dalam menjalankan tugas serta fungsinya.

Sumberdaya fisik organisasi adalah  man, money , machine, material . Sedangkan sumberdaya konseptual ialah information (informasi) yang dibutuhkan untuk perencanaan dan pengambilan keputusan  dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan - tujuan  strategis perusahaan.Informasi juga akan meningkatkan hubungan entitias dengan elemen – elemen lingkungannya, yaitu :pelanggan, pesaing, patner, pemasok(vendor), serikat buruh(union), masyarakat euangan/ lembaga keuangan – perbankan , pemegang saham, masyarakat global dan pemerintah.

Makin meningkatnya kegiatan , kebutuhan kecepatan, luasnya lingkup dan geografis , serta kebutuhan  serta pengelolaan  organisasi  yang semakin besar skala atau besaran usahanya, pada gilirannya semakin meningkatkan kebutuhan akan  adanya suatu sistem informasi yang dapat diandalkan. Informasi yang akurat , tepat waktu , lengkap, dan relevan, , jangan dibutuhkan manajemen perusahaan  untuk menghadapi  kondisi usaha yang perlu pengambilan keputusan cepat namun tepat.

EPISTEMOLOGI SISTEM INFORMASI

Epistemologi atau perkembangan system informasi secara kronologis dapat diuraikan sebagai berikut:

a.    Sistem pengolahan data berkembang  dari manual, menggunakan peralatan (antara lain mekanis), unit record system, dan selanjutnya dengan computer dan teknologi lainya . Dalam bidang aplikasi akuntansi , semula computer hanya untuk pengolahan data(electronicdata processing, EDP)

b.    Dengan adanya ekspektasi tinggi terhadap kemampuan komputer dalam mendukung pengambilan keputusan , maka dicetuskan ide atau konsep SIM.

Sub – sub system yang terdapat pada system informasi manajemen fungsional misalnya adalah sistem informasi  manajemen pegawaian.

c.     Ide SIM ternyata tidak segera terbukti seperti yang diharapkan , sehingga kemudian berkembang berbagai subsistem alternatif dan komplementernya, antara lain :EUC (end user computing), DSS(decision support system), EpS(expert system) atau KBS (knowledge-based system), EIS(executive information system), OAS(office automation system), dan bahkan saat ini telah diintrodusir EntIS(enterprise information system).

Terminologi
1.    Sistem informasi	Interaksi antar komponen yang terdiri dari hardware, software (termasuk procedures/instructions), infrastruktur teknologi informasi, brainware, users, dan data, serta internal controls dan security measures.
2.    Sistem aplikasi	Subset sistem informasi, atau subsistem, yaitu penerapan teknologi informasi ( a set of software / programs bidang kegiatan tertentu. John Ward dan Joe Peppard(2002, p.4) menyebut dua jenis aplikasi, yaitu: a.   Aplikasi teknologi informasi dalam bidang kegiatan tertentu misalnya kepegawaian, akuntansi, dan sebagainya. b.   General uses of information technology, untuk penggunaan tertentu sepertiword processing, spreadsheet, presentation.
3.    Teknologi informasi	TI atau information technology(IT) ialah semua sarana (any equipments),tangible dan intangible: hardware, software, dan telecommunication networkuntuk memproses informasi.
4.    Module	A group of related functions pada suatu sistem aplikasi.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

                 Di antara berbagai tugas dan fungsi utama dari para pengelola organisasi (manager) yang perlu kita catat dalam kaitannya dengan topiks pembahasan kita ialah: perencanaan, pengendalian, dan evaluasi terhadap kegiatan kegiatan – kegiatan operasi-onal organisasi yang dipimpinnya. Ketika organisasi menjadi makin besar dan dengan lokasi yang semakin tersebar. Maka informasi  dapat merupakan salah satu alat bantu pimpinan untuk menjalankan tugas dan fungsi-fungsinya. Karena pentinya peranan  informasi tesebut bagi pimpinan (management), maka suatu sistem yang dapat menjamin penyajian informasi yang handal dan bermanfaat bagi manajemen organisasi disebut dengan istilah sistem informasi manajemen( mana-gement information system).

     Mekanisme tatakerja, prosedur kerja, dan interaksi sumberdaya  atau bagian / komponen yang secara keseluruhan membentuk suatu pola untuk penyajian informasi bagi para manajer dengan menggunakan dukungan teknologi informasi disebut sistem informasi manajemen (SIM)/management information system) .

     Kemajuan teknologi yang memungkinkan terminal computer di letakkan pada jarak yang cukup jauh dari central processing unit (CPU), apalagi kemudian dibuat berbagai mesin, seperti point of sale, komputer micro, serta teknologi jaringan komunikasi  data menjadikan komputer sebagi alat pendukung proses transaksi (transaction processing systems), khususnya di bidang transaksi bisnis/akuntansi.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

           Dari uraian di atas dapat dipahami bahwa sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan salah satu subsistem informasi yang lebih awal diimplementasikan , dan bahkan lazimnya menjadi salah satu komponen utama dalam pengembangan subsistem informasi lainnya.

Prinsip – prinsip Sistem Akuntansi

Prinsip-prinsip yang harus dipertimbangkan di dalam penyusunan sistem informasi akuntansi adalah:

a.     Keseimbangan biaya dengan manfaat

Yang di maksud dengan keimbangan antara biaya dengan manfaat (cost effectiveness balance)ialah bahwa sistem akuntansi suatu perusahaan harus di susun dengan sebaik – baiknya, tetapi dengan biaya  yang semurah murahnya.

b.     Luwes dan dapat memenuhi perkembangan (khususnya :teknologi)

Ciri khas suatu perusahaan modern adalah perubahan  (organization change). Setiap perubahan harus trus menerus menyesuiakan diri dengan lingkungan dan perkembangannya, termasuk perubahan kebijakan , perubahan peraturan dan perkembangan teknologi.

c.      Pengendalian internal yang memadai

Suatu sistem akuntansi  harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang diperlukan  oleh pengelola perusahaan sebagai perteanggungjawaban kepada pemilik, maupun kepada pihak -  pihak yang berkepentingan lainnya.

d.     Sistem pelaporan yang efektif

Bila kita menyiapkan laporan, maka pengetahuan tentang pemakai laporan (yaitu mengenai keinginanannya, kebutuhan saat ini dan yang akan dating) dapat diketahui dengan sebaik – baiknya sehingga kita dapat menyajikan informasi yang relevan dan dipahami oleh mereka yang menggunakannya.

        Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

              Tersirat dari defenisi sistem akuntansi, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem akuntansi adalah untuk menyajikan informasi kepada berbagai pihak yang membutuhkan informasi tersebut, baik pihak internal maupun pihak eksternal. Sistem akuntansi adalah sistem informasi , atau salah satu subset/subsistem dari suatu sistem informasi organisasi. Menurut buku terjemahan Hall(2001,h.18), “ Pada dasarnya tujuan disusunnya sistem informasi adalah:

a.Untuk mendukung fungsi pertanggungjawaban (akuntabilitas, stewardship) kepengurusan (manajemen) suatu organisasi/perusahaan, karena manajemen bertanggung-jawab untuk menginformasikan pengaturan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi tersebut.

b.     Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen , karena sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.

c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.

Menurut rangkuman berbagai sumber, sistem informasi akuntansi memiliki tujuan atau manfaat/kegunaan sebagai berikut :

a.     Untuk melakukan pencatatan(recording) transaksi dengan biaya klerikal seminimal .

b.     Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.

c.      Untuk menerapkan(implementasikan)sistem pengendalian intern,memperbaiki kinerja dan tingkat keandalan(reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai tanggung jawaban (akuntansibilitas).

d.     Menjaga/meningkatkan perlindugan kekayaan perusahaan.

Faktor – factor yang mendorong perkembangan sistem informasi akuntasi sampai pada bentuknya sekarangini antara lain ialah:

Sumber : “Accounting Information System: cerullo(2000)”

a.     Data collectiom

Tahapan ini dilakukan pengumpulan data transaksi, mencatat data yang ada ke dalam formulir yang tersedian.

b.     Data Maintenance

Tahapan data Maintenance dapat dilakukan dengan beberapa langkah, yaitu:

·         Classifying

·        Transcribing

·        Sorting

·        Batching

·        Merging

·        Calculating

·        Summarizing

·        Comparing

Model Organisasi

Berdasarkan aturan perundinganyang berlaku di Indonesia, komponen organisasi perusahaan perseroan terdiri dari pemilik perusahaan (yang diwakili ke dalam Rapat umumPemegang Saham,RUPS).dewan komisaris ,dan direksi. Berbeda dengan Negara yang menganut one board of sysrem, Indonesia menganut two-board system.Pada one board system, dikenal adanya board of direction. Sedangkan Indonesia menganut dua board , yaitu: deawan direksi yang bertindak pelaksaan kepengurusan perusahaan dan dewan komisaris yang menjadi patrher(bukan atasan) direksi.

Model umum organisasi bisnis dan lingkungannya dapat dgambarkan berikut:

	Karakteristik SIA
SIA	SIM
1.     Sim bersifat mandatory, diwajibkan oleh aturan legal, sebagai pelaksaaan prinsip akuntansibilitas dan stewardship dari para pengurus perusahaan (direksi) kepada stockholder dan stakeholder.	1.     Tergantung dariperusahaannya.
2.     SIA digunakan oleh internal maupun eksternal perusahaan .	2.     SIM hanya untuk internal
3.     SIA digunakan oleh seluruh unit dan seluruh strata manajemen, bahkan RUPS menggunakan bahan rapat dari SIA	3.  SIM bersifat per unit fungsional ( merketing, produksi, personil, dan sebagainnya).
4.     SIA  mengolah data transaksi akuntansi.	4 . Sim mengolah sebagian teks SIA dan data lain (hasil riset, data BPS, dsbnya.
5.     SIA memberikan masukan, menjadi salah satu komponen penting input bagi SIM.	5. SIM tidak memberi masukan ke SIA.
6.     SIA dianggap lebih independen ,karena disusun oleh unit netral, bukan yang langsung terlibat operasional.	6.Jika digunakan sebagai laporan ke top management,  SIM mungkin cenderung tidak objektif (sesuai kepentingan  unit ).
7.     Berfokus pada data historis (sebagai pertanggungjawaban direksi atas kinerja tahun lalu dilihat dari aspek keuangan).	7.SIM berisi data historis tetapi di berikan  rumusan-rumusan tertentu untuk  perencanaan k depan.
8.     Karena bersifat pertanggungjawaban, data SIA dapat disajikan secara rinci, bila perlu per satuan moneter terkecil.	8.SIM didesain bukan sebagai sistem untuk menghasilkan pertanggung-jawaban (akuntabilitas)perusahaan.
Karakteristik SIA
9.     Laporan –akuntansin yang dihasilkan SIA  diatur dengan aturan legal, baik aturan BAPEPAM, otoritas bursa saham, serta standar akuntansi keuangan.	9.  Bentuk laporan SIM sangat tergantung pada selera user-nya (para manager yang bersangkutan. Tidak aturan baku/legal.
10.                                                                                                                                SIA merupakan implementasi dari sistem pengendalian  intern organisasi, pada subset CBIS lain tidak harus sebagai implementasi pengendalian intern.	10 . SIM didesain untuk mendukung bahan pengambilan keputusan , mungkin tidak perlu angka detil,  dan bukan untuk implementasi pengendalian intern perusahaan.

Siklus Proses Transaksi

            Pada awalnya pengertian siklus akuntansi adalah daur proses pencatatan  dari transaksi ke jurnal sebagai book of original entry, di- ke buku-.besar(ledger), neraca lanjut ,kemudian dibuat laporan keuangan (financial statement).Perkembangan selanjutnya , dibuat jurnal dalam format: jurnal umum dan jurnal khusus ( yaitu: jurnal penjualan, pembelian, penerimanaan dan pengeluaran kas).Istilah pemrosesan transaksi merupakan aktivitas perusahaan dalam mengolah data transaksi tertentu(penjualan/pembelian/gaji,dan sebagainya). Meskipun alam kurun waktu satu periode akuntansi jumalah transaksinya ribuan, bahkan jutaan, namun hakekatnya tipe-transaksi yang ada dapat dikelompokkan dalam beberapa jenis siklus transaksi (transaction cycle type ) , yaitu(1) yang berkaitan dengan penjualan dan piutang-usaha,(2)yang berkaitan dengan pembelian utang-usaha,(3) dan yang berkaitan dengan kegiatan produksi.

Menurut George H. Bodnar dan William S.Hopwood yang diterjemahkan oleh Yusuf, A>A (1996,.136) bahwa arus transaksi opersaional dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis yaitu:

§  Siklus pendapatan (revenue cycle), yaitu siklus proses data transaksi terkait dengan distribusi barang/jasa ke pihak lain dan penagihan pembayarannya.

§  Siklus pengeluaran (expenditure cycle), pemresesan data yang berkaitan dengan perolehan barang/jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.

§  Siklus produksi  (conversion cycle) , pemprosesan data yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang/jasa.

§  Siklus keuangan (financial cycle) , pemprosesan data yang berkaitan dengan perolehan dan managemen dana modal, termasuk kas.

Pembagian siklus dan pengelompokkan bagian mana yang termasuk ke siklus tertentu adalah bukan suatu ketentuan  yang bersifat eksak. Tidak semua ahli mempunyai pendapat yang sama mengenai siklus dan proses transaksi apa saja yang termasuk dalam tiap siklus tersebut.

1.     Menurut Hollander (2001,p.5) paling tidak suatu perusahaan melakukan tiga tiap proses (at least three business processes, yaitu : acquisition/ payment process, conversion process, dan sales/collection process) .Adapun menurut Mulyadi (2001,h.15), “ Untuk  manangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari

1.     Sistem akuntansi pokok

2.     Sistem akuntansi piutang

3.     Sistem akuntansi utang

4.     Sistem akuntansi penggajian.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

     Akhir alhir ini telah dikembangkan diperkenalkan suatu software yang dapat mendukung sistem informasi terpadu(integrated information systems) yang disebut ERP( enterprise resource planning) atau kadang kadang disebut EntIS (interprice information system). EntIS adalah nama yang diberikan kelompok yang mengembangkan sistem aplikasi itu, yang pada umumnya mempunyai latar belakang akuntansi.

Seperti yang diketahui bahwa SIA bersifat mandatory, artinya menjadi kewajiban  pengurus perusahaan untuk pertanggungjawabkan kepengurusannya  dengan dukungan SIA. Salah satu hasil utama SIA adalah laporan akuntansi keuangan (financial statements)  untuk para stockholder dan stakeholder .

   Contoh kelemahan SIA adalah bersifat informasi yang delayed misalnya kartu gudang (yang dikelola fungsi gudang) tidak selalu sama dengan kartu persediaan (yang dikelola fungsi akuntansi), akibat belum seluruh barang masuk atau pengambilan barang segera dicatat olegh fungsi akuntansi. Di bidang personalia yang termasuk dalam domain akuntansi adalah payroll, sedangkan mengenai  rekruitmen pegawai, peencanaan karier pegawai , dan informasi kepegawaian lain tidak dapat diinformasikan oleh SIA.

    ERP adalah sistem informasi berbasis teknologi informasi dengan modulsaling berhubung. Model ialh bagian terkecil dalam software yang mempunyai fungsi sendiri. ERP merupakan sistem informasi terpadu (integrated) antar modul, bahkan antara dukungan operasional dengan SIA. Model satu terhubungdengan modul lain secara langsung, memudahkan dan meningkatkan  keakuratan data, karena  output dari suatu modul otomatis menjadi input bagi modul lain, dan langsung diproses pada modul tesebut, sehingga data di modul yang berhubungan ini langsung ter-update.

ERP ialah paket intergrated software software dalam mendukung business processes. ERP dugunakan oleh industri dengan tujuan untuk lebih mampubesaing secara kompetitif pada bidang produksi, distribusi serta  aspek keuangan.

Beberapa perusahaan yang menjual software ERP ialah:

1.     SAP .Pasar terbesar dipegang oleh SAP (Systems, Application, and Product in Data Processing)

2.     ORACLE , software supplier terbesar nomor 2 di dunia, dibuat oleh amerika pada tahun 1977.

3.     Peoplesoft, dibuat pada tahun 1987 dan termasuk pasar 1992 . PeopleSoft merupakan ketiga terbesar .

4.     BAAN, diciptakan di Netherlands pada tahun 1978, memiliki3.000 pelanggan saat mereka memenangkan perjanjian dengan Boeing pada tahun 1994.

5.     J.D.Edward, saat ini tersedia dalam  bentuk Windows NT , UNIX, dan AS/400, memiliki 7% pasar ERP.

Untuk lebih dapat memahami mengenai kemampuan  software ERP dakam mendukung kebutuhan kita ,  berikut ini contoh  functionalitas atau fitur- fitur yang dapat pada salah satu ERP :

a)     Office

b)    Logistics

·        Material Management

·        Sales and Distribution

·        Production

·        Production Process

·         Plant Maintenance

·        Customer Service

·        Quality Management

·        Logistic  Controlling

·        Project System

·        Environment, health

·        Agency Bisiness

c)     Financial / accounting

Ø Financial Accounting

Ø G/L (General Ledger)

·        Documen Entry

·        Account

·        Master Record

·        Reporting

Ø A/R (Account Receivable)

Ø A/P (Account Payable)

Ø Bank

Ø Fix Assets

Ø Treasury

Ø Controlling

Ø Enterprise Controlling

Ø Investment Management

Ø Project System

Ø Real Estate Management

d)    Human Resources

·        Personal management

·        Time Management

·        Tranining & Event Management

·        Travel management

·        Payroll

·        Information Systems

e)     Information Systems

·        Executive Information System

·        Logistic

·        Accounting

·        HRD(Human Resource Development)

·        Project system

·        Adhoc Report

·        General Report Selection

f)      Tools

·        ALE

·        Business Development

·        Web Development

KUALITAS SISTEM INFORMASI

Sistem informasi yang baik perlu di persiapkan secara baik dan terencana. Manajer yang membawahi fungsional system informasi, disebut chief of Information Officer(CIO)

Dari berbagai teori tersebut dapat disimpukan bahwa ukuran, kualitas, sistem aplikasi atau software menurut pandangan pemakainya antara lain ialah :

a)     Efective (effective doing the right things, artinya system informasi tersebut dapat memenuhi kebutuhan para penggunanya(sesuai user need atau user requirements)

b)    Efesien(Effesient doing things right), yaitu dengan sumberdaya informasi tertentu dapat menghasilkan output semaksimal mungkin.

c)     Ekonomis(dalam perhitungan cost benefit tersedianya system informasi layak secara ekonomis

d)    System komputerisasi (sering disebut dengan istilah dengan aplikasi, application system)

Beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam mengukur intangible benefit penggunaan TI misalnya adalah

·        Konsepkan rantai sebab akibat dari system yang akan diimplementasikan.

·        Identifikasi kemungkinan-kemungkinan perubahan dan masalah yang akan timbul.

·        Pertimbangan ukuran-ukuran perubahan yang dapat diukur(ter-ukur)

·        Bila dampak dapat dipertimbangkan dengan jelas, lanjutkan step berikutnya

·        Buat ukuran-ukuran monometer misalnya: ROI, NPV,IRR.

Secara teoristik terdapat beberapa teknik evaluasi IT investment. Menurut Remenyi, Money, dan Smith (2000) teknik-teknik evaluasi tersebut antara lain sebagai berikut:

a)    Strategic macth analysis and evaluation

b)    Value chain assessment

c)     Relative Competition Performance

d)    Proportion of management vision archieved

e)     Work sudy assessment

f)      Economic assessment-I/O analysis

g)    Financial Cost Benefit analysis

h)    Value added analysis

i)       Return on management

j)       User attitudes

k)     User Utility assessment

l)       Multi-objective, multi criteria methods

FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN IMPLEMENTASI

Menurut Vlandimir Zwass (1998,p.49)faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai keberhasilan inplementasi sistem informasi adalah :

a)     Organizational Fit

b)    Dukungan manajemen

c)     The process of change management

d)    Peran pengguna dalam proses implementasi

e)     Motivated and trained users

f)      Manajemen dan proses inplementasi

g)     System Quality

h)    Tingkat kompleksitas dan resiko

UKURAN KESUKSESAN SISTEM INFORMASI

Berbagai macam kriteria setelah dikembangkan, tetapi menurut kenneth C. Laudon dan jane p. Lauden(1995,p403/404) , ukuran kesuksesan sestem informasi yang paling banyak digunakan adalah sebagai berikut :

a)    High Levels of system use

b)    User satisfiction with the system

c)     Pavorable attitude of  users

d)     Achieved objectives

e)     Financial payoff to thr organization.

Dari pendapat diatas dapat dikatakan bahwa faktor yang menjadi ukuran keberhasilan implementasi sistem informasi bersifat relatif, kombinasi ukuran keberhasilan implementasi diungkapkan berbeda beda. Namun demikian , secara umum dapat disimpulkan bahwa ukuran keberhasilan implementasi ialah :

a)     Tingkat Kegunaan Sistem (Hight Level Of  System Use)

b)    Kepuasaan Pengguna Sistem (User Satisfaction)

c)     Tingkat Percapaian Tujuan  (Achieved Objectives)

d)    Kualitas Informasi(Information Quality)

e)     Sifat yang mengutungkan  (Favorable Attitudes Of Users)

Pengendalian Faktor Resiko

Pengendalian implementasi sistem informasi bisa di sebabkan karena proyek sistem informasi tesebut mempunyai faktor ang tinggi. Tiap-tiap sistem bisa berbeda tingkat resikonya tergantung dari ukuran, cakupan, tingkat, kompleksitas, dan komponen teknis serta organisasional dari sistem (Laudon, 1998,p.407).